Hyvät käytännöt – hanketiimi kokosi yhteen työstä oppimaansa

Uudenmaan Digituki -hanke on monen hankekauden ajan menestyksekkäästi koordinoinut Uudenmaan Digitukiverkostoa (UuDi) ja kehittänyt digitukea Uudellamaalla. Nyt viimeisen hankekauden päätöksen lähestyessä olemme koonneet vuosien aikana verkoston koordinoinnista ja hanketyöstä kartuttamaamme ymmärrystä yhteen työtä jatkavien ja muiden verkostotyön kiemuroita pohtivien luettavaksi. Toivottavasti löydät käyttökelpoisia ideoita ja strategioita omaan verkostoosi tai hanketyöhösi!

1. Työryhmätyöskentely

Hankkeen aloittaessa verkoston koordinoimisen edessä oli haaste: kuinka saada laaja verkosto työskentelemään yhdessä ja tuntemaan yhteistyö merkitykselliseksi? Juuri perustetun verkoston jäsenet erosivat toisistaan monilla tavoilla. Osalle työ digituen parissa oli ollut osa arkea jo vuosikymmenen ajan, kun taas toisille tuen antaminen oli täysin uutta ja vastasi vain kapeaa osaa työtehtävistä. Haaste on myös saada suuri verkosto toimimaan yhdessä järkevällä tavalla.

Verkoston toimimisen kannalta olisi tärkeää, että kaikki tuntisivat olevansa tervetulleita mukaan ja voivansa antaa oman panoksensa yhteiseen työskentelyyn. Jäsenten tulisi voida käyttää verkostotyöhön aikaa ja resursseja omien tarpeidensa ja mahdollisuuksiensa mukaisesti. Osallistumisen tulisi aina olla merkityksellistä ja palkitsevaa mukana oleville.

Hankkeen ratkaisu oli jakaa hankekauden tavoitteet teemakokonaisuuksiin, joita suunnittelemaan voidaan muodostaa työryhmiä. Tarkoituksena oli esimerkiksi järjestää vuoden aikana kaksi koko verkostolle suunnattua seminaaria, joten yksi työryhmä muodostettiin pohtimaan tilaisuuksien järjestelyjä ja ohjelmaa. Digituen näkyvyyden edistämiseksi puolestaan haluttiin ottaa julkisesti kantaa ajankohtaisiin digituen kysymyksiin, joten kannanottoja suunnittelemaan perustettiin työryhmä. Samalla varmistettiin, että verkoston jäsenten toiveet otettaisiin huomioon kaikessa toiminnassa.

Työryhmien kokoukset olivat kaikille verkoston jäsenille avoimia ja niiden muistiinpanot julkaistiin tilaisuuksien jälkeen vapaasti luettaviksi. Hanke pyrki korostamaan, että kaikkiin työryhmään kokouksiin ei tarvitse osallistua, vaan yksittäiseen kokoukseen voi koska tahansa pistäytyä vaikkapa vain kuuntelemaan. Osallistumaan pystyi silloin, kun se omiin aikatauluihin sopi ja kun työryhmän teema tuntui itselle merkitykselliseltä. Näin kiireinen jäsen saattoi myös noukkia rusinat verkoston pullasta osallistumalla vain itselleen tärkeää teemaa koskeviin kokouksiin.

Tärkeä osa järjestelyä oli myös, että työryhmissä aktiivisesti mukana olleet näkivät konkreettisesti työnsä tulokset. Työryhmillä haluttiin olevan päämäärä, jota kohti jokainen kokous olisi askel. Yhteisen työskentelyn tärkein merkitys saattoi olla hiljaisen tiedon välittyminen verkoston sisällä tai uusien yhteistyön kanavien avautuminen, mutta yhteisen tavoitteen avulla haluttiin varmistaa, että jokainen tapaaminen olisi merkityksellinen ja kaikesta tehdystä työstä jäisi jälki.

Työryhmät mahdollistivat aktiivisen ja tiiviin yhteistyön verkoston sisällä, mutta eivät sulkeneet ulos myöskään harvemmin osallistuneita jäseniä. Samalla ne toimivat hankkeelle korvaamattomana apuna verkoston koordinoinnissa.

2. Kuntien digitukisparraus

Osan hanketiimistä muodostivat koko hankeajan kuntien työntekijöistä koostuvat kuntatutorit, jotka käyttivät osan työajastaan digituen kehittämiseen Uudellamaalla. Tutorkunnat tutustuivat aluksi toistensa digitukipalveluihin, jonka jälkeen niiden vankkaa digitukiosaamista pyrittiin hyödyntämään järjestämällä sarja digitukitapahtumia Uudenmaan muiden kuntien työntekijöille.

Viimeisen hankekauden alkaessa oltiin uudenlaisen tilanteen edessä. Digitukitapahtumat oli jouduttu järjestämään koronapandemian vuoksi webinaareina. Tapahtumiin saapui runsaasti osallistujia Uudenmaan kunnista ja palaute ohjelmista oli hyvin positiivista, mutta toivottu tilaisuus päästä juttelemaan yksityiskohtaisemmin kuntien digituesta ja pohtimaan yhteistyön mahdollisuuksia kuntien välillä meni sivu suun. Tarvittaisiin uusi konsepti, joka mahdollistaisi kahdenkeskisen dialogin ja paneutumisen kunnille tärkeisiin yksityiskohtiin.

Ratkaisuksi kehitettiin kuntien digitukisparraukset. Uudenmaan kunnat voisivat nyt kutsua tutorkunnat (viimeisellä hankekaudella Helsinki, Vantaa, Espoo ja Hyvinkää) keskustelemaan ja kertomaan digituen kehittämisestä sekä kuntien välisen yhteistyön mahdollisuuksista. Tapaamisen aikataulu, järjestelyt ja teemat suunniteltaisiin kunnille räätälöidysti.

Tavoitteena oli, että kunnat löytävät yhteisen työskentelyn avulla uusia työkaluja, menetelmiä ja rakenteellisia ratkaisuja digituen kehittämiseen. Yhteensä 10 Uudenmaan kuntaa kutsui lopulta kuntatutorin ”kylään” pohtimaan yhdessä digituen roolia kuntien toiminnassa. Joukossa oli sekä kuntia, joissa digituen järjestelyt olivat jo pitkällä, että kuntia, joissa palvelujen järjestämistä vasta suunniteltiin. Ensimmäisissä tapaamisissa kartoitettiin maaperää ja pohdittiin minkälaisista teemoista sparrattavat kunnat haluaisivat keskustella. Toiseen tapaamiseen kerättiin kaikki aiheen kannalta tärkeät tahot koolle ja käytiin perusteellisesti läpi askarruttavia aiheita. Osassa sparrauksista järjestettiin vielä kolmaskin kokous, mikäli pulistavaa vielä jäi.

Keskusteleva malli osoittautui erittäin hedelmälliseksi ja johti monissa kunnissa konkreettisiin askeliin digitukipalvelujen kehittämiseksi. Digituen järjestämisen mallit sekä paikat kuntien rakenteissa alkoivat hahmottumaan, digitukiverkostoja kehitettiin ja nettisivuja luotiin digituen löydettävyyden helpottamiseksi. Sana sparrauksista kiiri ja tutorkunnat päätyivät sparraamaan myös Uudenmaan ulkopuolisia kuntia digituen kehittämisessä.

3. Viestintäsparraus

Yksi hankkeen tavoitteista oli tehdä digitukea tunnetuksi alueella viestinnän keinoin. Hanke pyrki viestimään suoraan digituen kohderyhmille, mutta hanketiimi oli myös hyvin tietoinen viestinnän näkökulmasta hankalasta asemastaan digituen välikätenä. Hanke ei itse tuottanut digitukipalveluita, joita voisi mainostaa, eikä ollut suorassa yhteydessä tukea tarvitseviin alueen asukkaisiin. Se ei myöskään ollut valtakunnallinen toimija, joka hankaloitti esiintymistä digituen yleisenä puolestapuhujana mediassa.

Paremmaksi keinoksi kehittää viestintää digituesta Uudellamaalla identifioitiinkin hankekauden alussa verkoston jäsenten oman viestintäosaamisen kehittäminen. Verkoston toimijoilla on itsellään vahvin tuntemus digituen asiakkaiden kentästä ja omista kohderyhmistään, joten tehokkainta olisi tuoda heille työkaluja oman viestintänsä kehittämiseen ja vähintäänkin varmistaa, että kaikki verkostossa toimivat tunnistaisivat viestinnän merkityksen omassa työssään.

Verkostolle järjestettiin hankekauden aikana viestintäsparrauksia, joissa ulkopuoliset viestinnän asiantuntijat kouluttivat digitukijoita oman viestintänsä vahvistamisessa. Verkoston jäsenten haluttiin pohtivan miksi viestintä digituesta on tärkeää, missä kanavissa viestintätyötä tulisi tehdä ja miten viestintää olisi syytä toteuttaa. Verkoston toimijoille haluttiin antaa työkalut oman viestintäsuunnitelmaan tekemiseen ja toteuttamiseen.

Sparrausten saama innokas vastaanotto vuosi myös verkoston muuhun toimintaan. Ensimmäisen viestintäsparrauksen jälkeen verkostolle järjestettiin joka toisena maanantaiaamuna sometunti, jonka tarkoituksena oli tehostaa verkoston jäsenten viestintää somettamalla jäsenten ajankohtaisista tapahtumista tai toiminnasta yhdessä ja samanaikaisesti. Viikon avanneissa tilaisuuksissa järjestettiin myös pienimuotoisia luentoja esimerkiksi sosiaalisen median käytöstä tapahtumissa. Sometuntien avulla verkoston jäsenten oli mahdollista pohtia omaa tulevien viikkojen viestintäänsä ja lisäksi vahvistaa omien sosiaalisen median julkaisujen näkyvyyttään.

4. Ketteryys

Hankekauden 2020-21 alkaessa hanketiimi arvioi, että kotiin vietävän digituen suunnittelu olisi tärkeää nostaa yhden kokonaisen työryhmän teemaksi. Tukimuoto oli noussut esiin monissa keskusteluissa ja sen arveltiin kasvattavan merkitystään pandemian jälkeisessä maailmassa. Työryhmä aloittikin toimintansa vuoden 2021 alussa tavoitteenaan kehittää toimivaa pohjaa uudenlaiselle tavalle tuottaa digitukea sitä tarvitseville.

Työ eteni alkuvuodesta vauhdikkaasti. Työryhmän kokouksissa järjestetyissä työpajoissa suunniteltiin kotiin vietävän tuen palvelukuvausta, jonka oli tarkoitus valmistua loppuvuodesta. Suunnitelmiin tuli kuitenkin muutos, kun kevään aikana kävi ilmi, että digituen alueellinen koordinaatiotyö siirtyisi Digi- ja väestötietoviraston haltuun. Verkostotyön prioriteetit muuttuivat.

Hanketiimi alkoi suunnittelemaan verkoston jatkuvuuden varmistamista hankkeen päättymisen jälkeen. UuDin avoin rakenne ja toimintakulttuuri mahdollistivat hankkeelle nopean reagoimisen. Karsimme nopeasti toimintaa, jonka toteuttaminen ei ollut kiireellistä, ja aloimme suunnittelemaan apukeinoja verkoston jäsenille uudessa tilanteessa. Ratkaisuksi kehitettiin uusi Verkoston tulevaisuus -työryhmä, joka suunnittelisi Uudenmaan Digitukiverkoston seuraavia askelia.

Kiireisestä kalenterista täytyi löytää aikaa uudelle työryhmälle. Nopeasti edennyt työ palvelukuvauksen suunnittelussa mahdollisti Kotiin vietävä tuki -ryhmän aikataulun kiristämisen. Syksy päätettiin järjestää uudella tavalla ja kokousten sijaan jatkaa yhteistä työskentelyä Teams-alustan kautta. Samalla vapautui aikaa verkoston tulevaisuuden tarkastelulle.

Uuden työryhmän avulla onnistuttiin suunnittelemaan verkostolle ohjelmaa heti puoleksi vuodeksi eteenpäin hankkeen päättymisen jälkeen. Verkoston jäsenet ilmoittautuivat vaihtuviksi koordinaattoreiksi, jotka ottavat kuukausittain järjestettävät kokoukset hoidettavakseen. Verkosto on järjestäytynyt valmiiksi rakenteisiin, jotka uusi koordinaattori voi tarvittaessa ottaa haltuunsa ja jatkaa toimintaa heti.

Hanke hyötyi huomattavasti verkoston työtapojen mahdollistamasta ketteryydestä ja reaktiokyvystä. Mahdollisuus siirtää resursseja tarpeiden mukaisesti on erityisesti pienen hanketiimin työssä merkittävä etu.

5. Ydinryhmä

Verkoston työryhmätyöskentelyn ja työtapojen vakiinnuttua hanketiimi pysähtyi arvioimaan järjestelyjen toimivuutta. Samalla kuitenkin huomattiin, että toiminnan arvioiminen ilman verkoston näkökulmaa jäisi puutteelliseksi. Verkostolta oli tähän asti pyydetty palautetta työskentelystä monissa kanavissa, mutta yksityiskohtaisempi verkoston rakenteiden läpi käyminen vaatisi dialogia jäsenten ja hanketiimin välillä.

Ratkaisuksi muodostui uusi verkoston ydinryhmä, johon valittaisiin viisi verkoston jäsentä, jotka sitoutuisivat muutamaan tapaamiseen vuoden aikana. Verkoston jäsenille annettiin mahdollisuus hakea ydinryhmään mukaan, jonka jälkeen ilmoittautuneiden joukosta valittiin monipuolinen ja verkostoa laajasti edustava ryhmä.

Tapaamisista muodostui innokkaita keskusteluja verkoston toimintatavoista ja huomiota kiinnitettiin yksityiskohtiin, joihin hanketiimi ei olisi yksin osannut puuttua. Tärkeäksi koettiin mahdollisuus keskustella verkostosta kokonaisuutena, jolloin se hahmottui uudella tavalla myös ydinryhmän jäsenille. Konkreettisesti ydinryhmä oli lisäksi mukana suunnittelemassa ja hyväksymässä hankkeen tulevalle koordinoijalle tekemää koordinoijan käsikirjaa.

Helposti sirpaloituvassa verkostotyössä ydinryhmän kaltainen kokoava keskustelukanava auttaa hahmottamaan kokonaisuutta ja puuttumaan epäkohtiin verkoston työskentelyssä. Ydinryhmän jäsenet ovatkin ilmoittaneet halukkuutensa työn jatkamiseen myös uuden koordinoijan kanssa. Kiertävä ryhmän jäsenyys varmistaisi, että koko verkoston ääni saataisiin kuuluville myös tällä tasolla.

6. Koordinaation merkitys

Uudellamaalla oli digitukihankkeen alkaessa toiminut jo pitkään digitukipalveluita ja digituen verkostoja. Hankkeen täytyikin alusta alkaen tarkastella omaa rooliaan Uudenmaan verkoston koordinaattorina ja pohtia, mitä uutta se voisi tuoda kentälle. Ulkopuolisena digituen kentälle saapuneen toimijan etuna oli, että maaperää voitiin tarkastella tuorein silmin.

UuDia lähdettiinkin rakentamaan digituen mahdollisten kohderyhmien kautta. Näin löydettiin mukaan runsaasti toimijoita, jotka eivät ehkä olleet aiemmin mieltäneet antavansa digitukea tai jotka muuten eivät olleet muodostuneet osaksi olemassa olevia digituen verkostoja. Tarkasteltaessa erikseen esimerkiksi nuorten, maahan muuttaneiden ja yhteiskunnan laidalla oleville annettavaa digitukea voitiin nivoa myös aiemmin etäisiksi jääneitä toimijoita kokonaisuudeksi.

Verkoston yhtenäisyyttä ja kaikkien mahdollisuuksia osallistua haluttiin korostaa myös verkoston työskentelytavoissa. Kaikille verkoston jäsenille avoimet työryhmät kannustivat osallistumaan, vaikka mukaan pääsisikin vain silloin tällöin. Koordinaattorin huolellisesti valmistelemat työryhmäkokoukset mahdollistivat mukaan yhteiseen tekemiseen hyppäämisen, vaikka ei olisikaan täysin selvillä kaikesta aiemmin tapahtuneesta. Lisäksi kaikessa tekemisessä pyrittiin varmistamaan, että kaikkia osallistujia kuultaisiin ja heidän näkemyksiään kunnioitettaisiin päätöksiä tehdessä.

Koordinaatiotehtävässä toimineella hanketiimillä oli mahdollisuus valmistautua huolellisesti jokaiseen verkostolle järjestettyyn kokoukseen. Se käytettiin hyväksi varmistamalla, että kokoukset eivät tuntuisi merkityksettömiltä tai pelkältä vanhan kertaamiselta. Tärkeää oli löytää tasapaino uusien osallistujien mukana pitämisen ja kokousten tavoitteiden saavuttamisen välillä. Lisäksi merkittäväksi osaksi työtä koettiin myös verkoston jäsenten tutustuminen toisiinsa ja mahdollisuus vaihtaa ajatuksia sekä ajankohtaisia kuulumisia.

Kiitosta saikin verkostoon mukaan tulemisen vaivattomuus ja UuDin toiminnan välittömyys. Monelle ensi kertaa työryhmän kokoukseen saapuneelle tuli yllätyksenä, kuinka monipuolisesti yhteisessä tekemisessä saattoi tarttua uutta tietoa tai uusia työkaluja omaan työhön. Verkoston toiminnan sitouttavuudesta ja merkityksellisyydestä kertoi, että monet verkoston jäsenistä liittyivät verkostoon uudestaan vaihtaessaan työpaikkaa tai aloittaessaan uuden hankkeen parissa työskentelyn.

Lisätietoja:

Projektipäällikkö Tanna Rantanen, Uudenmaan liitto, puh. 040 586 4682
Projektisuunnittelija Joel Aaltonen, Uudenmaan liitto, puh. 040 707 3067